Excelde Adres – Mektup Birleştirme işlemleri


Bir mektupta adres alanları, etiket formu ve zarfların basılması için yapılan adres verisi ve alanların birleştirme işlemine Adres-Mektup Birleştirme denir. Bu işlemler için adresleri yada gereken verileri daha önceden oluşturmak gerekir. Adres bilgileri, Word’de bir tablo, Excel’de bir tablo yada Outlook’ta hazırlanmış bir adres listesi olabilir. Birleştirme işlemi şu alanlarda yapılır:

a) Form Mektupları: Bir mektubun hazırlanarak çok sayıda adrese gönderilmesi ile yapılan düzenlemedir. Örneğin bir yıl sonu mutabakat mektubunu çok sayıda kişiye göndermek istiyorsunuz, bu durumda bir mektup formu hazırlayarak mektubun gideceği kişilerin adreslerini mektup içine yerleştirebilirsiniz. Ardından mektubu istenildiği kadar kişiye postalamak üzere bastırabilirsiniz.

b) Mektup Formları: Tıpkı bankaların VISA ödemeleri için gönderdikleri yazılara benzer. Zaten aynı mektup tasarımı birçok kişi için kullanılmaktadır.

Mektup Formları Oluşturma
1) Araçlar-Adres-Mektup Birleştirme komutu seçilir.
2) Asıl belge bölümünden Yarat düğmesi tıklanır.
3) Form Mektupları seçilir.
4) Adres-Mektup birleştir işlemine mektubun yazıldığı belge üzerinde başlasaydınız Etkin Pencere seçeneği seçilir.
5) Veri Kaynağı bölümünden Veri al düğmesi tıklanır. Eğer adresler yeni yaratılacaksa Veri kaynağı yarat, eğer adresler daha önce bir dosyaya kaydedilmişse Veri kaynağı aç, eğer adreslere Outlook’ tan erişilecekse o zaman Adres defterini kullan seçeneği kullanılır.
6) Veri kaynağı aç seçeneği seçilmişse bilgilerin bulunduğu dosya seçilir ve Aç düğmesi tıklanır.
7) Daha sonra Ana belge düzenle düğmesi tıklanarak belge üzerinde birleştirme alanlarının eklenmesine geçilir.
8) Belgeye eklenen Adres-Mektup birleştirme araç çubuğunda yer alan alanlardan yararlanılarak işlemlere devam edilir. Birleştirme alanı ekle düğmesine tıklanarak istenilen alanlar mektuba eklenir.
9) Ardından Yeni belgeye birleştir yada Yazıcıya birleştir düğmeleri tıklanarak birleştirme işlemi yapılır.

c) Zarf Çekme: Zarfların üzerine de baskı yapılabilir. Genelde etiketler çekilip zarf üzerine yapıştırıldığı için pek kullanılmaz. Bu işlem için zarfların yazıcıya giriyor olması gerekir. Ardından yapılacak işlemler aynı etiket çekmeye benzer.

d) Katalog Çekme: Katalog çekmek de hemen hemen aynı şekilde yapılan bir işlemdir. Katalog olarak bir ürün listesi, telefon fihristi vb. belgeleri oluşturmak için de kullanılabilir.